Breve guida allo smart working: come organizzare il lavoro da casa conciliando produttività e benessere con la vita privata e professionale.
Tutti sanno cosa sia lo smart working perché durante lockdown e pandemia lo hanno provato e magari ancora oggi ne usufruiscono. Lavorare da casa e non recarsi tutti i giorni in azienda è una modalità occupazionale che indipendentemente da tutto dovrebbe conciliare benessere dei lavoratori e produttività. Avere più tempo a disposizione è un vero lusso ma non è detto che con il lavoro agile le cose siano semplici e la vita sia davvero migliore.
Lavorare a casa per impiegati ed aziende ha una serie di vantaggi, alcuni svantaggi e molte conseguenze sul piano economico, sociale e ambientale. Se lavorare da casa riduce gli spostamenti dei cittadini e quindi l’inquinamento atmosferico, il lavoro agile necessità di un vero e proprio processo di riorganizzazione non solo del lavoro, ma anche delle persone in termini di gestione del tempo libero, spazi personali e cura di sè.
Indice
- Origine dello smart working
- Vantaggi smart working
- Tecnologia e sicurezza nel lavoro agile
- Salute mentale e socialità a distanza
- Svantaggi del lavorare da casa
- Smart working è sostenbile?
- Lavoro a casa e tempo libero
Origine dello smart working
Il lavoro agile è un effetto della digitalizzazione dei nostri tempi che ha modificato i processi produttivi e distributivi. Ma come afferma Domenico Masi, tra i massimi esperti di telelavoro in Italia, nel libro Smart Working (Marsilio Editori), da sempre esiste una relazione tra la vita delle persone, luogo di lavoro e spostamenti. Nel corso dei secoli ci si è spostati da campi a fattorie, botteghe, fabbriche e uffici, rivoluzionando di volta in volta gli stili di vita.
Lo smart working rappresenta lo stesso passaggio evolutivo che un secolo fa ha spostato gli operai dalle botteghe alle fabbriche liberando i lavoratori dalla schiavitù della ripetitività. Anche la fabbrica e gli uffici sono una costrizione che con il lavoro agile potrebbe scomparire, facilitata da tecnologia, internet e computer ma anche dalla produzione e consumo di beni e servizi che sono sempre più di natura intellettuale e digitale.
Smart working suona anche meglio di telelavoro, parola comparsa nel vocabolario italiano nle lontano 1990. Smart significa intelligente e agile, a sottolineare una organizzazione di ore di lavoro, spazio e tempo migliore e più consapevole. In effetti questo è successo alle migliori aziende classificate ai primi posti per qualità, a tutto vantaggio della produttività e del benessere dei lavoratori.
Vantaggi dello smart working
Lo smart working se organizzato bene offre una serie di vantaggi ampiamente studiati e riconosciuti anche dai lavoratori, i primi ad averlo desiderato ancora prima della pandemia. Secondo alcuni sondaggi pre Covid, circa un impiegato su tre avrebbe rinunciato ad un aumento di stipendio per potere lavorare da casa in modo flessibile ed avere un maggiore equilibro tra vita privata e professionale.
I vantaggi dello smart working per i lavoratori sono potere gestire e programmare l’attività professionale in alternanza tra azienda e casa, e ottimizzare la gestione degli impegni quotidiani e del tempo libero. A beneficiare del lavoro da remoto in particolare sono i pendolari, non più costretti a perdere tempo prezioso negli spostamenti, i genitori alle prese con i figli più piccoli, i lavoratori che studiano e chiunque necessiti di un orario flessibile per motivi di salute.
I vantaggi dello smart working per le aziende sono finanziari: meno costi per assenteismo, riduzione dei giorni di malattia dei dipendenti e spese nulle per mense e spazi di svago, così come superfluo avere sedi enormi. Inoltre ci sono vantaggi motivazionali che hanno importanti ricadute economiche. Se la soddisfazione dei dipendenti è uno dei cardini del successo delle aziende più famose al mondo, il lavoro flessibile può influire notevolmente sulla produttività riducendo lo stress ed aumentando la concentrazione.
Tecnologia e sicurezza nel lavoro agile
Lavorare da remoto richiede un equipaggiamento tecnologico affidabile che vada oltre il semplice PC portatile. Una connessione stabile e veloce, cuffie con microfono di qualità e sistemi di backup automatico sono strumenti ormai indispensabili. Per mantenere alta la produttività, è essenziale padroneggiare software di project management come Trello o Asana, oltre alle piattaforme di comunicazione immediata come Slack o Microsoft Teams o Google Workspace che permettono di coordinare attività e scadenze anche a distanza.
La vera differenza, però, non la fanno solo gli strumenti, ma il modo in cui vengono utilizzati. Organizzare file in cloud, condividere documenti in tempo reale e pianificare riunioni efficaci riduce incomprensioni e perdite di tempo. Un uso consapevole della tecnologia consente di replicare – e in alcuni casi migliorare – le dinamiche collaborative tipiche dell’ufficio tradizionale, favorendo trasparenza e tracciabilità delle attività svolte.
Tuttavia, la libertà digitale comporta anche rischi concreti. La cyber-security non va sottovalutata: utilizzare una connessione VPN, attivare l’autenticazione a due fattori e mantenere costantemente aggiornati software e dispositivi sono passaggi fondamentali per proteggere dati aziendali e informazioni personali. La tecnologia deve essere un alleato strategico e sicuro, non un elemento di vulnerabilità o una fonte di stress che compromette serenità e produttività.
Salute mentale e socialità a distanza
Uno dei rischi più insidiosi dello smart working è il senso di isolamento che può emergere nel tempo. La mancanza di interazioni spontanee, come il classico “caffè con i colleghi”, può influire sull’umore e ridurre la percezione di appartenenza al team. Senza momenti informali di confronto, anche la creatività e la motivazione possono risentirne, rendendo le giornate più monotone e meno stimolanti.
Per contrastare questa sensazione è utile introdurre momenti di socialità virtuale, come brevi call non strettamente lavorative o sessioni di co-working online. Anche semplici messaggi di check-in quotidiano aiutano a mantenere un clima collaborativo e umano. Le aziende più attente promuovono incontri periodici in presenza o attività di team building digitale, rafforzando il senso di connessione tra colleghi.
Parallelamente, è fondamentale creare un ufficio casalingo sano e imparare a separare lo spazio fisico e mentale del lavoro da quello personale. Creare una routine chiara di inizio e fine giornata, chiudere il portatile o riordinare la scrivania aiuta il cervello a “staccare”. Il benessere mentale non è un optional, ma una condizione essenziale per rendere lo smart working sostenibile, equilibrato e produttivo nel lungo periodo.
Svantaggi del lavorare da casa
Tra gli svantaggi dello Smart working per i lavoratori, lavorare da casa potrebbe risultare alienante se eseguito in modo troppo intensivo. La compresenza di familiari e figli potrebbe non essere facile da gestire in un appartamento, specialmente se gli spazi di vita quotidiana sono ristretti. Secondo alcuni studi lavorare esclusivamente da casa aumenta il carico di responsabilità e le ore di lavoro di circa due ore, favorendo sindromi di burnout e affaticamento mentale.
Malgrado ciò secondo uno studio di Best Practice Institute solo il 10% dei lavoratori che ha lavorato in smart working tornerebbe a ritmi ed orari di lavoro tradizionale. Un sondaggio della PwC diceva che il 55% dei dipendenti avrebbe voluto continuare a lavorare a distanza almeno tre giorni alla settimana. L’83% degli amministratori delegati e la metà dei dirigenti viceversa non è d’accordo con questa conclusione.
Le aziende sostengono come lavorare a casa comporti perdite di tempo, errori e mancanza di controllo di capi e colleghi. Il timore è che la fine del tradizionale lavoro d’ufficio di 9 ore per 5 giorni alla settimana non sia una alternativa sostenibile per motivi di produttività e controllo. Malgrado le tecnologie sempre più sofisticate, il lavoro da remoto non potrà mai sostituire totalmente quello in ufficio anche per la mancanza di socialità che veicola capacità, esperienze, collaborazione e quindi produttività.
A livello sociale ed economico è necessario gestire lo smart working in modo ponderato per non mettere in difficoltà il sistema produttivo di bar, ristoranti e negozi che rendono vive le grandi città. Non è escluso che nell’arternativa tra lavoro a casa e in presenza nel futuro si possano trovare accordi ibridi tra aziende e dipendenti. Flessibilità e sicurezza sembrano le parole chiave per unire produttività e benessere mentale lasciando vita privata e professionale ben distinte.
Smart working è sostenibile?
Tra i vantaggi dello smart working non si possono ignorare i riflessi sull’ambiente. Il tragitto casa lavoro e il pendolarismo non sono solo una perdita di tempo e denaro, ma una fonte di inquinamento atmosferico dovuto al traffico automobilistico e agli spostamenti con i mezzi di trasporto pubblici e privati. Potere decidere cosa mangiare ogni giorno inoltre può contribuire a ridurre gli sprechi alimentari, a consumare meno carne e a gestire i rifiuti in modo ottimale.
Ad avvalorare la tesi che lo smart working possa ridurre le emissioni c’è uno studio realizzato dall’Agenzia Internazionale dell’Energia (IEA). Se tutti lavorassero da casa tre giorni alla settimana, si ridurrebbero di circa 80 milioni di tonnellate le emissioni di anidride carbonica ogni anno, una quantità di CO2 paragonabile a quella emessa ogni anno dal Cile. Di diverso avviso Andrew Hook che ha compiuto diversi studi presso l’Università del Sussex.
Secondo lo studioso è da valutare l’impatto energetico dei lavoratori a casa per riscaldare e illuminare gli appartamenti, ma anche per spostarsi verso località scelte per lo smart working, anche più lontane dagli uffici. Per valutare gli impatti ambientali dello smart working molto dipende da come le città sono organizzate a livello di servizi, efficienza energetica, riciclo dei rifiuti e trasporti pubblici.
Lavoro da casa e tempo libero
Quando si lavora da casa il rischio è di lavorare ancora più che in ufficio: bisogna imparare anche a staccare la spina. Concedersi del tempo libero è necessario per non farsi fagocitare in ingranaggio che può minare la salute. Rispettare gli orari lavorativi ma anche dedicarsi ai propri passatempi preferiti e fare attività fisica deve diventare parte della routine quotidiana per non cadere nella dipendenza tecnologica.
Il diritto alla disconnessione è un compromesso da fare con il datore di lavoro per definire i tempi tecnici in cui “staccare” materialmente dalla tecnologia. Esistono norme precise che garantiscono le modalità del lavoro da casa che devono essere concordate dalle parti. La definizione di smart working è contenuta nella Legge n. 81/2017 pubblicata nella Gazzetta ufficiale che definisce misure tecniche e tempi di riposo e organizzativi dei lavoratori flessibili.
Non è escluso che lo smart working diventi una modalità molto comune nei prossimi anni ma ognuno deve trovare il proprio equilibro ottimale tenendo conto degli obblighi lavorativi e della salute. Come sempre anche dopo avere lavorato a casa, camminare, correre e fare sport all’aria aperta è un’ottima valvola di sfogo che rilassa ed elimina lo stress specialmente in compagnia di amici.
