Lavoro a casa in smart working

Tutti conoscono lo smart working come sistema che permette di non recarsi tutti i giorni in azienda per lavorare. Lockdown e pandemia hanno velocizzato un processo già in atto verso una modalità lavorativa che in linea teorica concilia benessere dei lavoratori e produttività. Ma se il vero lusso è avere più tempo a disposizione per se stessi, non è detto che con il lavoro agile le cose siano semplici e la vita sia migliore.

Da molti anni si parla dei vantaggi dello smart working principalmente per motivi di carattere ambientale ed economico, per ridurre gli spostamenti cittadini e quindi l’inquinamento atmosferico ottimizzando il rendimento dei lavoratori. Ma lavorare da casa ha anche molte conseguenze sul piano economico e sociale. E’ quindi un vero e proprio processo di riorganizzazione del lavoro a cui non tutti sono preparati.

Indice

Storia dello smart working

Lavorare da casa a distanza è sicuramente un effetto della digitalizzazione della nostra vita e dei processi produttivi e distributivi ad essa correlati. Ma come afferma anche nel suo libro Smart Working (Marsilio Editori) Domenico Masi, uno dei massimi studiosi di telelavoro in Italia, da sempre esiste una relazione tra la vita delle persone, luogo di lavoro e spostamenti. Dai campi alle fattorie passando dalle botteghe fino alle fabbriche e agli uffici, di volta in volta ogni epoca ha rappresentato una rivoluzione inimmaginabile fino a poco tempo prima.

Lo smart working rappresenta un pò lo stesso passaggio evolutivo che un secolo fa ha spostato gli operai dalle botteghe alle fabbriche liberando i lavoratori dalla schiavitù della ripetitività. La fabbrica e gli uffici rappresentano una costrizione che con il lavoro agile potrebbe scomparire, facilitata dall’avvento di internet e dei computer ma anche dalla produzione di beni e servizi che sono sempre più di natura intellettuale e digitale.

La parola smart working è certamente migliore di telelavoro, con cui già nel 1990 si ha notizia di esperienze nel nostro paese. Smart significa intelligente e agile, ed evidentemente sottoindende anche una organizzazione delle ore di lavoro, dello spazio e del tempo diversa e più consapevole. Come insegna la classifica delle migliori aziende dove lavorare, ciò dovrebbe andare a tutto vantaggio della produttività e del benessere dei lavoratori, anche quando sarà finita la pandemia.

Vantaggi smart working

Lo smart working se organizzato in maniera opportuna offre una serie di benefici ampiamente studiati e conosciuti anche dai lavoratori. Secondo alcuni sondaggi pre pandemia, circa un impiegato su tre avrebbe rinunciato ad un aumento di stipendio per potere lavorare da casa in modo flessibile ed avere un maggiore equilibro tra vita privata e professionale.

Programmare le modalità di svolgimento dell’attività professionale in alternanza tra azienda e casa, consente di ottimizzare i tempi e la gestione dei figli. A beneficiare del lavoro a distanza in particolare sono i pendolari, non più costretti a perdere tempo prezioso negli spostamenti, genitori alle prese con i figli più piccoli, lavoratori che studiano e chiunque necessita di un orario flessibile per motivi di salute.

Lo smart working dal punto di vista finanziario riduce i costi per assenteismo, i giorni di malattia dei dipendenti e quelli per mense e spazi di svaghi, rendendo anche superfluo avere sedi enormi. Ci sono poi vantaggi motivazionali delle aziende con importanti ricadute economiche. Se la soddisfazione dei dipendenti delle aziende è uno dei cardini del successo delle aziende più famose al mondo, il lavoro flessibile può influire notevolmente sulla produttività riducendo lo stress ed aumentando la concentrazione.

Infine esistono importanti motivi di sostenibilità ambientale e qualità della vita. Il tragitto casa lavoro e il pendolarismo non sono solo una perdita di tempo e denaro, ma una forma di inquinamento atmosferico e consumo di risorse costante dovuto al traffico automobilistico e agli spostamenti con i mezzi di trasporto pubblici e privati. Potere decidere cosa mangiare ogni giorno inoltre può contribuire a ridurre gli sprechi alimentari, a consumare meno carne e a gestire i rifiuti in modo ottimale.

Svantaggi smart working

Come sempre vantaggi e svantaggi dello smart working vanno considerati nell’ottica dei lavoratori e dal punto di vista delle aziende e della società in generale. Per quanto riguarda gli svantaggi a carico dei lavoratori, lavorare da casa in certe situazioni potrebbe risultare alienante se eseguito in modo troppo intensivo. La compresenza dei familiari e dei figli inoltre potrebbe non essere facile da gestire a lungo in un appartamento, specialmente se gli spazi di vita quotidiana sono ristretti.

A livello sociale ed economico, gli svantaggi dello smart working corrono paralleli a quelli dei vantaggi, perchè se è vero che avere meno persone per strada significa ridurre l’inquinamento, i pendolari contribuiscono a rendere vive le grandi città ed i suoi servizi e far vivere bar, ristoranti e negozi, specialmente nelle zone centrali. In questo senso hanno fatto molto discutere le dichiarazioni del sindaco di Milano sulla necessità di gestire lo smart working in modo ponderato e solo fino alla fine della pandemia per non cadere in un ‘effetto grotta’ che può mettere in difficoltà un intero sistema produttivo.

Organizzare il lavoro a casa

Da qualsiasi punto di vista lo si voglia vedere, lo smart working o lavoro agile è una vera e propria rivoluzione tecnologica, mobile e sociale che obbliga tutti a cambiare abitudini. In meglio o in peggio, dipende da noi e soprattutto dalla nostra capacità organizzativa. Ottimizzare spazi, tempi e avvalersi di una tecnologia adatta al lavoro da svolgere è di fondamentale importanza per chi vuole lavorare da casa. Senza dimenticare il silenzio e la tranquillità, ingredienti indispensabili per la concentrazione. La casa deve diventare un luogo piacevole in cui è possibile ricavare una zona adatta alle proprie esigenze.

Come allontanare quel clima domestico che inevitabilmente si insinua quando la concentrazione viene meno? Quando si parla di smart working esistono semplici strategie da adottare. Prima di tutto serve l’organizzazione mentale con tempi e modi precisi per creare un programma della giornata. Utilizzare una tabella aiuta a definire le priorità lavorative, tenendo conto di preparativi e consumo del pranzo e delle pause indispensabili diluite nell’arco della giornata. L’importante è non farsi prendere dall’ansia lavorativa e imparare a gestire il tempo senza abbrutirsi, trovando una propria routine quotidiana lontano da inutili distrazioni.

Curare ambiente di lavoro

Per potere lavorare da casa con lo smart working è importante ricavare un piccolo spazio per se stessi. Le condizioni ideali sono la luminosità e il silenzio, mentre sono indispensabili la pulizia e l’ordine: aiutano a concentrarsi. Del resto, basta poco per sistemare la casa e togliere dalla propria visuale qualsiasi elemento fuori posto, capace di disturbare l’attenzione dal lavoro che si sta svolgendo. Piante o fiori colorati possono rendere più piacevole la giornata creando un angolo verde distensivo. La scelta può cadere anche sul tipo di pianta che più si addice al contesto. Anche la musica aiuta a concentrarsi e ad aumentare la produttività.

Da non trascurare odori e profumi: essenze o olii essenziali possono migliorare le condizioni di lavoro: purificano l’aria da virus e batteri (lavanda, tea tree, rosmarino, limone), favoriscono uno stato di concentrazione rilassata (basilico, bergamotto, cardamomo, petit graine, limone, melissa, verbena) e migliorano la memoria (rosmarino, bergamotto, basilico, lavanda). Per l’uso è necessario versare 3-4 gocce di essenza in un diffusore apposito: grazie al calore l’acqua evapora e l’essenza si volatizza. Esistono altre modalità di utilizzo: la vaschetta di acqua dei caloriferi, un umidificatore per essenze o un nebulizzatore spray.

Avere cura di se stessi

Lavorare da casa non significa trascurarsi. Al bando pigiami e via libera ad indumenti comodi, che agevolano la respirazione e i movimenti. Per le donne il make up si riduce ma non l’attenzione al viso e al corpo in generale. Per quanto riguarda il benessere è inutile pensare di trascorre molte ore o più seduti davanti al computer senza pause. Troppo lavoro fa male non solo a livello mentale ma anche fisico con problemi al collo e alla schiena, gli occhi si affaticano e minano la nostra produttività insieme a un calo inevitabile di prestazione. Meglio alzarsi almeno ogni ora e fare qualche esercizio per distendere i muscoli del collo e della schiena. Yoga, stretching, ginnastica dolce e persino meditazione aiutano a rilassare corpo e mente.

La cura di sè stessi non può mancare sul piano dell’alimentazione personale. Il pranzo deve diventare un momento piacevole, uno stacco rigenerativo dai pensieri lavorativi che segue le buone regole della nutrizione. Preparare la tavola e poter godere di un intervallo appetitoso giova alla produttività, senza appesantirsi. Lontano da alimenti ultra processati industriali, quelli che ormai hanno invaso gli scaffali dei supermercati: sono tanto facili da preparare ma non altrettanto da digerire. Meglio organizzarsi il giorno prima (evita pensieri e spreco di tempo) e scegliere alimenti tradizionali in piccole porzioni da consumare in tutta tranquillità, magari con un sottofondo musicale rilassante.

Proteggere spazio personale

Fino a questo punto abbiamo visto come lo smart working presenti alcuni pro e contro e dato alcuni consigli per lavorare da casa in modo proficuo e possibilmente sereno. C’è poi un ultimo aspetto che solitamente viene poco considerato ma che è ugualmente importate: la privacy. Non solo in termini di sicurezza online, ma privacy intesa con il vecchio significato di tutelare un proprio spazio personale da occhi indiscreti. Fare diventare la cucina o la sala da pranzo in ufficio visitabile dai propri colleghi può infatti presentare alcune controindicazioni.

I colleghi di lavoro non sono fratelli e nemmeno amici del cuore e probabilmente alcuni di loro mai avremmo voluto invitarli a casa nostra. Il fatto che attraverso il video possano sbirciare qua e là complica le cose. E’ quindi importante proteggere lo spazio privato quando si lavora in video, ovvero non riprendere cose o situazioni imbarazzanti e che potrebbero compromettere la carriera. Spegnere la videocamera del portatile e l’audio quando non serve è il primo passo, così come mettersi contro un muro in modo che nessuno possa entrare nell’inquadratura. Dal punto di vista software è utile anche disabilitare sempre la condivisione dello schermo con i colleghi.

Postura davanti al computer

E’ molto importante l’organizzazione dello smart working anche dal punto di vista ergonomico per evitare errori di postura che causano cervicale e problemi muscolo scheletrici. L’Università di Cincinnati College of Medicine ha compiuto uno studio su 4.500 docenti e sul personale costretto a lavorare da casa, scoprendo che la maggioranza delle persone aveva convertito tavoli da pranzo o camere da letto in uffici improvvisati senza nessun tipo di valutazione sulla correttezza della posizione di lavoro.

Utilizzando in particolare computer portatili la posizione del monitor spesso era troppo bassa rispetto all’altezza degli occhi, le sedie senza supporto lombare ad una altezza sbagliata, senza braccioli o regolati in modo sbagliato. Queste posture protratte per lunghi periodi creano tensioni e stress alla schiena. In mancanza di una adeguata posizione e attrezzatura, è quindi fondamentale fare spesso brevi pause, possibilmente ogni 30 minuti. In particolare è bene cambiare spesso posizione.

Lavoro da casa e tempo libero

Quando si lavora da casa bisogna imparare anche a staccare la spina, concedersi del tempo libero per non farsi fagocitare in ingranaggio che può minare la salute. Rispettare gli orari lavorativi ma anche dedicarsi ai propri passatempi preferiti deve diventa parte di un’abitudine mentale di chi fa smart working. per non cadere nella dipendenza tecnologica è bene spegnere computer e cellulare e fare attività fisica. Camminare, correre e fare sport all’aria aperta è un’ottima valvola di sfogo rilassante. Anche socializzare con amici e parenti aiuta ad uscire mentalmente dal proprio ambito lavorativo.

Ognuno deve trovare la propria strada e crearsi un equilibrio ottimale tenendo conto degli obblighi lavorativi concordati. Il diritto alla disconnessione d’altronde non è un capriccio o una pretesa del lavoratore, ma un compromesso pattuito con il datore di lavoro per definire i tempi tecnici in cui “staccare” materialmente dalla tecnologia impiegata per l’attività. Esistono norme precise che garantiscono le modalità del lavoro da casa che devono essere concordate dalle parti. La definizione di smart working è contenuta nella Legge n. 81/2017 pubblicata nella Gazzetta ufficiale che definisce misure tecniche e tempi di riposo e organizzativi dei lavoratori flessibili.

Smart working e lavoro ibrido

In questo articolo abbiamo discusso di vantaggi e svantaggi sociali ed economici dello smart working, ma anche se in periodo pandemico lavorare da casa è diventato sinonimo di reclusione più che di libera scelta personale, è altrettanto vero che secondo uno studio di Best Practice Institute solo il 10% dei lavoratori vuole tornare ai ritmi e agli orari del lavoro tradizionale. L’83% degli amministratori delegati viceversa non è d’accordo con questa conclusione, a dimostrare che il lavoro agile in futuro sarà fonte di grandi discussioni.

A spingere voglia di lavoro agile dei lavoratori possono esserci motivi di sicurezza sanitaria, ma tornare all’organizzazione del lavoro precedente, ad esempio per genitori con figli a scuola non sarà semplice. Un sondaggio della PwC dice che il 55% dei dipendenti si aspetta che nel futuro possa continuare a lavorare a distanza almeno tre giorni alla settimana sostenendo come lo smart working sia molto più produttivo. Non la pensano allo stesso modo la metà dei dirigenti.

Se lavorare troppo fa male alla salute e non comporta vantaggi in termini di produttività, le aziende sostengono come il lavoro agile comporti perdite di tempo, errori e mancanza di controllo di capi e colleghi. Il timore è che la fine del tradizionale lavoro d’ufficio di 9 ore per 5 giorni alla settimana non sia una alternativa sostenibile. Il periodo pandemico ha dimostrato che la maggior parte dei lavori può essere fatta virtualmente, ma le aziende desiderano portare i lavoratori di nuovo in ufficio per motivi di produttività e controllo.

Flessibilità del lavoro sicurezza

Non è escluso che nell’arternativa tra smart working e lavoro in presenza nel futuro si possano trovare accordi ibridi tra aziende e dipendenti. Flessibilità e sicurezza sembrano le parole chiave per unire produttività e benessere mentale lasciando vita privata e professionale ben distinte. Secondo gli studi lavorare esclusivamente da casa aumenta solo il carico di responsabilità e le ore di lavoro di circa due ore, favorendo sindromi di burnout e l’affaticamento mentale.

Malgrado le tecnologie sempre più sofisticate, il lavoro da remoto non potrà mai sostituire totalmente quello in ufficio per la mancanza di quel contatto sociale che veicola capacità, esperienze, collaborazione e quindi produttività. La tecnologia viceversa può affiancare e rendere più sicura l’organizzazione del lavoro, anche in previsione di future pandemie, migliorando gli spazi fisici e rendendo questa trasformazione sostenibile.