Origine smart working e vantaggi per aziende e dipendenti. Come coniugare produttività e sostenibilità con vita privata, tempo libero e benessere personale dei lavoratori. Consigli per organizzare il lavoro da casa senza stress avendo cura di sé stessi

Tutti sanno cosa sia lo smart working perché durante lockdown e pandemia lo hanno provato e magari ancora oggi ne usufruiscono. Lavorare da casa e non recarsi tutti i giorni in azienda è una modalità occupazionale che indipendentemente da tutto dovrebbe conciliare benessere dei lavoratori e produttività. Avere più tempo a disposizione è un vero lusso ma non è detto che con il lavoro agile le cose siano semplici e la vita sia davvero migliore.

Lo smart working per lavoratori ed aziende ha una serie di vantaggi, alcuni svantaggi e molte conseguenze sul piano economico, sociale e ambientale. Se lavorare da casa riduce gli spostamenti dei cittadini e quindi l’inquinamento atmosferico, il lavoro agile necessità di un vero e proprio processo di riorganizzazione non solo del lavoro, ma anche delle persone in termini di gestione del tempo libero, spazi personali e cura di sè.

Indice

Origine smart working

Il lavoro agile è un effetto della digitalizzazione dei nostri tempi che ha modificato i processi produttivi e distributivi. Ma come afferma Domenico Masi, tra i massimi esperti di telelavoro in Italia, nel libro Smart Working (Marsilio Editori), da sempre esiste una relazione tra la vita delle persone, luogo di lavoro e spostamenti. Nel corso dei secoli ci si è spostati da campi a fattorie, botteghe, fabbriche e uffici, rivoluzionando di volta in volta gli stili di vita.

Lo smart working rappresenta lo stesso passaggio evolutivo che un secolo fa ha spostato gli operai dalle botteghe alle fabbriche liberando i lavoratori dalla schiavitù della ripetitività. Anche la fabbrica e gli uffici sono una costrizione che con il lavoro agile potrebbe scomparire, facilitata da tecnologia, internet e computer ma anche dalla produzione e consumo di beni e servizi che sono sempre più di natura intellettuale e digitale.

Smart working suona anche meglio di telelavoro, parola comparsa nel vocabolario italiano nle lontano 1990. Smart significa intelligente e agile, a sottolineare una organizzazione di ore di lavoro, spazio e tempo migliore e più consapevole. In effetti questo è successo alle migliori aziende classificate ai primi posti per qualità, a tutto vantaggio della produttività e del benessere dei lavoratori.

Vantaggi smart working

Lo smart working se organizzato bene offre una serie di vantaggi ampiamente studiati e riconosciuti anche dai lavoratori, i primi ad averlo desiderato ancora prima della pandemia. Secondo alcuni sondaggi pre Covid, circa un impiegato su tre avrebbe rinunciato ad un aumento di stipendio per potere lavorare da casa in modo flessibile ed avere un maggiore equilibro tra vita privata e professionale.

I vantaggi dello smart working per i lavoratori sono potere gestire e programmare l’attività professionale in alternanza tra azienda e casa, e ottimizzare la gestione degli impegni quotidiani e del tempo libero. A beneficiare del lavoro da remoto in particolare sono i pendolari, non più costretti a perdere tempo prezioso negli spostamenti, i genitori alle prese con i figli più piccoli, i lavoratori che studiano e chiunque necessiti di un orario flessibile per motivi di salute.

I vantaggi dello smart working per le aziende sono finanziari: meno costi per assenteismo, riduzione dei giorni di malattia dei dipendenti e spese nulle per mense e spazi di svago, così come superfluo avere sedi enormi. Inoltre ci sono vantaggi motivazionali che hanno importanti ricadute economiche. Se la soddisfazione dei dipendenti è uno dei cardini del successo delle aziende più famose al mondo, il lavoro flessibile può influire notevolmente sulla produttività riducendo lo stress ed aumentando la concentrazione.

Svantaggi smart working

Tra gli svantaggi dello Smart working per i lavoratori, lavorare da casa potrebbe risultare alienante se eseguito in modo troppo intensivo. La compresenza di familiari e figli potrebbe non essere facile da gestire in un appartamento, specialmente se gli spazi di vita quotidiana sono ristretti. Secondo alcuni studi lavorare esclusivamente da casa aumenta il carico di responsabilità e le ore di lavoro di circa due ore, favorendo sindromi di burnout e l’affaticamento mentale.

Malgrado ciò secondo uno studio di Best Practice Institute solo il 10% dei lavoratori che ha lavorato in smart working tornerebbe a ritmi ed orari di lavoro tradizionale. Un sondaggio della PwC diceva che il 55% dei dipendenti avrebbe voluto continuare a lavorare a distanza almeno tre giorni alla settimana. L’83% degli amministratori delegati e la metà dei dirigenti viceversa non è d’accordo con questa conclusione.

Le aziende sostengono come lavorare a casa comporti perdite di tempo, errori e mancanza di controllo di capi e colleghi. Il timore è che la fine del tradizionale lavoro d’ufficio di 9 ore per 5 giorni alla settimana non sia una alternativa sostenibile per motivi di produttività e controllo. Malgrado le tecnologie sempre più sofisticate, il lavoro da remoto non potrà mai sostituire totalmente quello in ufficio anche per la mancanza di socialità che veicola capacità, esperienze, collaborazione e quindi produttività.

A livello sociale ed economico è necessario gestire lo smart working in modo ponderato per non mettere in difficoltà il sistema produttivo di bar, ristoranti e negozi che rendono vive le grandi città. Non è escluso che nell’arternativa tra lavoro a casa e in presenza nel futuro si possano trovare accordi ibridi tra aziende e dipendenti. Flessibilità e sicurezza sembrano le parole chiave per unire produttività e benessere mentale lasciando vita privata e professionale ben distinte.

Smart working è sostenibile?

Tra i vantaggi dello smart working non si possono ignorare i riflessi sull’ambiente. Il tragitto casa lavoro e il pendolarismo non sono solo una perdita di tempo e denaro, ma una fonte di inquinamento atmosferico dovuto al traffico automobilistico e agli spostamenti con i mezzi di trasporto pubblici e privati. Potere decidere cosa mangiare ogni giorno inoltre può contribuire a ridurre gli sprechi alimentari, a consumare meno carne e a gestire i rifiuti in modo ottimale.

Ad avvalorare la tesi che lo smart working possa ridurre le emissioni c’è uno studio realizzato dall’Agenzia Internazionale dell’Energia (IEA). Se tutti lavorassero da casa tre giorni alla settimana, si ridurrebbero di circa 80 milioni di tonnellate le emissioni di anidride carbonica ogni anno, una quantità di CO2 paragonabile a quella emessa ogni anno dal Cile. Di diverso avviso Andrew Hook che ha compiuto diversi studi presso l’Università del Sussex.

Secondo lo studioso è da valutare l’impatto energetico dei lavoratori a casa per riscaldare e illuminare gli appartamenti, ma anche per spostarsi verso località scelte per lo smart working, anche più lontane dagli uffici. Per valutare gli impatti ambientali dello smart working molto dipende da come le città sono organizzate a livello di servizi, efficienza energetica, riciclo dei rifiuti e trasporti pubblici.

Postazione di lavoro da casa

Lo smart working è una vera e propria rivoluzione tecnologica, mobile e sociale che non implica solo un cambiamento di abitudini. Vantaggi e svantaggi visti in precedenza dipendono anche dalla capacità organizzativa dei lavoratori. Il luogo di lavoro a casa deve essere piacevole ma non troppo domestico. Chi vuole lavorare da casa per concentrarsi deve potere disporre di silenzio e tranquillità in spazi ottimizzati.

Per il lavoro da casa non può mancare una connessione wifi e dispositivi adatti al lavoro da svolgere. Luminosità, silenzio, pulizia e ordine aiutano ad aumentare la produttività. Basta poco per sistemare la casa e togliere dalla propria visuale qualsiasi elemento fuori posto capace di disturbare l’attenzione. Per creare un angolo verde distensivo si possono usare piante da interno mentre di sottofondo si può mettere della musica per concentrarsi.

Olii essenziali possono profumare e purificare l’aria da virus e batteri (lavanda, tea tree, rosmarino, limone), favorire la concentrazione rilassata (basilico, bergamotto, cardamomo, petit graine, limone, melissa, verbena) e migliorare la memoria (rosmarino, bergamotto, basilico, lavanda). Basta versare 3-4 gocce di essenza in un diffusore o utilizzare la vaschetta di acqua dei caloriferi, un umidificatore per essenze o un nebulizzatore spray.

Organizzazione lavoro e privacy

Organizzare il lavoro da casa significa avere in mente tempi e modi precisi per programmare la giornata. Utilizzare una tabella aiuta a definire le priorità lavorative, tenendo conto di preparativi, pranzo e pause indispensabili diluite nell’arco della giornata. L’importante è non farsi prendere dall’ansia lavorativa e imparare a gestire il tempo trovando una propria routine quotidiana lontano dalle distrazioni ma senza nemmeno abbruttirsi.

La privacy nello smart working è un elemento da non trascurare sia in termini di sicurezza online che per tutelare lo spazio personale da occhi indiscreti. Collegarsi in chat video con i colleghi può esporre gli spazi privati di un appartamento a persone con cu lavoriamo che non sono fratelli e nemmeno amici del cuore. Probabilmente alcuni di loro mai avremmo voluto invitarli a casa nostra e il fatto che attraverso il video possano sbirciare qua e là complica le cose.

E’ quindi importante proteggere lo spazio privato quando si lavora in video, ovvero non riprendere cose o situazioni imbarazzanti che potrebbero compromettere la carriera. Spegnere la videocamera del portatile e l’audio quando non serve è il primo passo, così come mettersi contro un muro in modo che nessuno possa entrare nell’inquadratura. Dal punto di vista software è utile anche disabilitare sempre la condivisione dello schermo con i colleghi.

Cura personale e benessere

Lavorare da casa non significa trascurarsi. Al bando pigiami e via libera ad indumenti comodi, che agevolano la respirazione e i movimenti. Se nello smart working non serve essere perfetti non deve ridursi l’attenzione alla bellezza del corpo e della mente e al benessere generale. Non è possibile trascorrere molte ore seduti davanti al computer senza pause. Lavorare troppo fa male a livello mentale, affatica gli occhi e produce problemi a collo, schiena e dolori cervicali.

L’errata postura causa cervicale e problemi muscolo scheletrici. Secondo uno studio del College of Medicine di Cincinnati la maggioranza dei lavoratori in smart working invece presta poca attenzione alla posizione di lavoro con monitor di computer portatili troppo bassi rispetto all’altezza degli occhi, sedie senza supporto lombare ad altezza sbagliata o senza braccioli o regolati in modo sbagliato.

Fondamentale è fare brevi pause, possibilmente ogni 30 minuti per cambiare posizione o alzarsi in modo da distendere i muscoli del collo e della schiena. Yoga, stretching, ginnastica dolce e persino meditazione aiutano a rilassare corpo e mente. Anche il pranzo deve diventare un momento piacevole, uno stacco rigenerativo dai pensieri lavorativi che segue le buone regole della nutrizione.

Preparare la tavola e poter godere di un intervallo appetitoso giova alla produttività, senza appesantirsi. Evitare gli alimenti processati industriali anche se hanno invaso gli scaffali dei supermercati perchè sono facili da preparare (altrettanto da digerire). Meglio organizzarsi il giorno prima scegliendo alimenti tradizionali in piccole porzioni monodose da consumare in tutta tranquillità, magari con un sottofondo musicale rilassante.

Smart working e tempo libero

Quando si lavora da casa il rischio è di lavorare ancora più che in ufficio: bisogna imparare anche a staccare la spina. Concedersi del tempo libero è necessario per non farsi fagocitare in ingranaggio che può minare la salute. Rispettare gli orari lavorativi ma anche dedicarsi ai propri passatempi preferiti e fare attività fisica deve diventare parte della routine quotidiana per non cadere nella dipendenza tecnologica.

Il diritto alla disconnessione è un compromesso da fare con il datore di lavoro per definire i tempi tecnici in cui “staccare” materialmente dalla tecnologia. Esistono norme precise che garantiscono le modalità del lavoro da casa che devono essere concordate dalle parti. La definizione di smart working è contenuta nella Legge n. 81/2017 pubblicata nella Gazzetta ufficiale che definisce misure tecniche e tempi di riposo e organizzativi dei lavoratori flessibili.

Non è escluso che lo smart working diventi una modalità molto comune nei prossimi anni ma ognuno deve trovare il proprio equilibro ottimale tenendo conto degli obblighi lavorativi e della salute. Come sempre anche dopo avere lavorato a casa, camminare, correre e fare sport all’aria aperta è un’ottima valvola di sfogo che rilassa ed elimina lo stress specialmente in compagnia di amici.


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Autore: Fulvio Binetti
Fulvio Binetti, fondatore di Bintmusic.it, è un imprenditore online, musicista, produttore e esperto di comunicazione digitale. In qualità di blogger, condivide approfondimenti su musica, cultura e lifestyle. Da oltre tre decenni collabora con le principali realtà del campo audiovisivo, discografico ed editoriale, dove si è distinto nella produzione di canzoni e colonne sonore per tv, radio, moda, web ed eventi. Per saperne di più leggi la biografia o segui i suoi profili social.